Communication

Em thấy có rất nhiều kỹ năng mềm
cần phải học. Mỗi kỹ năng thì lại có
rất nhiều sách dạy khác nhau với rất
nhiều điều phải nhớ. Vậy em nên bắt
đầu học và luyện tập như thế nào?
Đặng Thế Hòa, Kiểm toán Price Waterhouse Cooper, Sài Gòn.

Nói chuyện với người ta thì em đỡ hơn,
chứ cứ mỗi lần nhận email hay qua tin
nhắn thì em lại hiểu sai ý, có khi khác
hoàn toàn, hoặc sót nội dung nữa. Làm
sao để em hiểu đúng ý của người khác?
Nguyễn Thị Phương Linh, gia sư English, Sài Gòn.

Rất khó tìm một chữ Việt để có thể diễn tả hết ý của từ communication. Thường thì người ta dịch là truyền thông hay thông tin. Những cách dịch này chỉ đúng cho một số trường hợp nhỏ. Communication có nghĩa bao gồm tất cả mọi trao đổi thông tin của con người để con người có thể hiểu ý nhau—nói chuyện, ra dấu hiệu, viết, đọc, email, blog, báo chí, radio, TV, phim ảnh… Một công ty có thể dùng tất cả các cách communication này.

Một cá nhân thì thường là nói chuyện, điện thoại, viết email, viết blog. Nói chung, communication có nghĩa là các cách ta nói chuyện, giao tiếp và thông tin hàng ngày.

Hầu như trong tất cả mọi loại công việc của chúng ta đều có communication là thành phần chính — nói chuyện với sếp, viết email cho bạn, nói chuyện và viết thư cho khách hàng, networking, teamwork, v.v… Communication là cái nền chính trong mọi hoạt động của con người, cho nên 80% các vấn đề trong mọi tổ chức là vấn đề communication. Và nếu bạn chỉ chọn được một kỹ năng mềm để học, thì nên học communication và thành thầy về communication.

Dĩ nhiên là chúng ta có thể thấy có nhiều loại communication: nói chuyện bình thường, nói chuyện trịnh trọng, chat, chào hỏi và nói chuyện với người mới gặp, viết email, viết thư giấy, viết thơ tìm việc, viết chỉ dẫn cho khách hàng… Mỗi tình huống đòi hỏi một cách communication khác nhau. Tuy nhiên, tất cả mọi cách communication này đều được chi phối bởi một số quy luật chung như sau:

1. Thành thật

Khi bạn nói hay viết với ai một điều gì thì đó phải là sự thật mà bạn biết. Đừng cố tình viết sai sự thật. Đừng nói là mình biết điều đó trong khi mình không biết mà chỉ nghe ai đó nói hay đọc đâu đó mà thôi. Bạn không cần phải nói ra điều gì bạn không muốn nói; nhưng nếu bạn đã nói ra thì đó phải là sự thật.

Ví dụ: Luật sư có một anh vừa đến nhờ bào chữa anh ta về tội giết người, và anh ta nói là anh ta không phải là thủ phạm.

Luật sư có thể nói trước tòa: “Bằng chứng của công an và Viện Kiểm Sát Nhân Dân chưa đủ để buộc tội thân chủ tôi”, hoặc “Thân chủ tôi nói rõ ràng là ông ấy không giết người”. Nhưng luật sư không thể nói: “Tôi biết là thân chủ tôi không giết người”, vì sự thực là luật sư không biết sự thật mà chỉ nghe qua lời thân chủ mà thôi.

2. Nghe

Mặc dù mọi trường đều dạy nói và viết, chẳng trường nào dạy nghe. Nghe là phần quan trọng nhất trong communication, nói và viết là hàng thứ hai. Hãy tưởng tượng là các phi công trên các máy bay trong phi trường chỉ có thể nói mà không nghe được Đài Kiểm Soát Không Lưu nói gì, thì sở cứu hỏa và xe cứu thương sẽ bận rộn ở phi trường đến mức nào.

Nghe không chỉ là nghe ngôn từ, mà còn “nghe” ngôn ngữ của thân thể, và “nghe” cảm xúc sâu thẳm của người kia. Nếu bạn nghe với một trái tim rỗng lặng, không thành kiến, muốn tìm hiểu và cảm thông, thì bạn sẽ nghe được nhiều điều mà một người thường không nghe được.

3. Chính xác

Người ta có thể không chính xác vì gian dối. Nhưng phần đông là không chính xác chỉ vì dùng từ ngữ không chính xác, và đây là lý do số một của mọi hiểu lầm.

Sai một dấu phẩy là đã có thể tạo ta hiểu lầm 180 độ, nói chi đến sai từ ngữ. Truyện rằng tòa phải phán xử một anh có hai cô vợ. Cuối buổi xử tòa phán: “Anh Nguyễn Ngọc Hùng, ở với vợ lớn. Không được ở với vợ bé.” Anh thư ký tòa viết phán xử của tòa để gửi đến hai bên nguyên đơn và bị đơn và đặt nhầm dấu chấm như sau: “Anh Nguyễn Ngọc Hùng, ở với vợ lớn không được. Ở với vợ bé.” 

Cho nên khi nói thì nói chầm chậm để vừa nói vừa tìm chữ cho chính xác. Và khi viết, thì nên đọc lại trước khi gửi để xem câu chữ của mình có diễn tả đúng ý mình không.

4. Giản dị và rõ ràng

Giản dị và rõ ràng thường đi đôi với nhau. Nếu không giản dị thì khó hiểu và không rõ ràng. Nếu giản dị thì dễ hiểu và rõ ràng.

Giản dị là dùng từ giản dị. Như “Em chưa hiểu câu này” thay vì “Em thấy đoạn này có tư duy sâu sắc mà người đọc vào trình độ của em có thể lý giải thành nhiều nhánh tư duy khác nhau.”

Giản dị là dùng câu ngắn và giản dị. Như “Thừa cơ dân chúng chen lấn giành giật mua, người bán tha hồ chém cổ” thay vì “Vì sức cầu ngày càng gia tăng và nguồn cung khan hiếm, người tiêu thụ chật vật tranh đấu để được mua hàng, các nhà sản xuất thừa cơ dùng giá cả độc quyền”.

Giản dị là không nói tràng giang đại hải từ Nam ra Bắc. Mỗi cuộc nói chuyện, mỗi bài viết, nên tập trung vào một để tài duy nhất. Hai đề tài là bắt đầu yếu. Ba là tối đa. Bốn là “no-no”.

5. Từ cụ thể thường rõ ràng và mạnh mẽ hơn từ trừu tượng

Ví dụ: “Hắn luôn luôn đòi hỏi lễ phép, nếu không là hắn sử dụng bạo lực” thì không rõ bằng “Hắn nói mà người nào không vâng dạ là hắn đấm đá người đó ngay”.

Hay “Hãy có lòng bác ái” thì không rõ bằng “Hãy bố thí cho người nghèo”.

6. Nếu mình có điều không hiểu hoặc đang quan tâm, thì hỏi. Đừng để trong bụng.

Nếu bạn thắc mắc tại sao bạn làm đã hơn một năm mà chưa được tăng lương trong khi các người khác cứ 6 tháng thì được tăng một lần, thì hỏi sếp, đừng để trong bụng để phỏng đoán lăng nhăng rồi bực bội. Có thể là luật của công ty đòi phải được định giá xuất sắc mỗi 6 tháng mới được tăng lương. Nếu sếp giải thích bạn chưa được xuất sắc, thì ít nhất là bạn có cơ hội hỏi sếp chỉ dùm bạn yếu chỗ nào để có thể cố gắng trở thành xuất sắc.

Nếu bạn nghe một câu, hay đọc một lá thư, mà có vài nơi bạn cảm thấy không chắc hiểu đúng ý tác giả, thì chỉ có một cách duy nhất để hiểu đúng là hỏi: “Tớ hiểu ý cậu là như này như này, có phải không?”

Hỏi, hỏi, hỏi. Đừng hà tiện lời nói.

7. Nếu nói với nhiều người, thì nên nói cùng một lần

Nếu bạn muốn cho cả 10 người trong nhóm biết thông tin về tiến triển công việc của bạn, thì viết 1 email cho cả 10, thay vì nói chuyện với từng người riêng rẽ và không có một email chung. Vì 10 lần nói có thể là 10 lần nội dung bị khác nhau một chút, và 10 người hiểu 10 cách.

8. Tái xác nhận communication

Khi nói chuyện điện thoại hay trực diện với ai về một vấn đề, ngay sau đó nên viết lại một email tóm tắt các điểm chính của cuộc nói chuyện và gửi đi, để chắc chắn là mình không hiểu sai vấn đề: “Em tóm tắt cuộc nói chuyện trong buổi ăn trưa của mình, để anh xem lại em có hiểu đúng ý anh hoàn toàn không. Điều thứ nhất là….”

9. Nói tích cực, không nói tiêu cực

Nói “Hãy làm đẹp thành phố chúng ta”. Đừng nói “Thành phố chúng ta bẩn quá”.

Nói “Hãy làm cho nước ta hùng cường”. Đừng nói “Nước ta lạc hậu quá”.

Nói “Em thích trời mưa”. Đừng nói “Em ghét trời nắng”.

Nói “Em thích chiếc áo dài này của chị quá”. Đừng nói “Sao hôm nay mặt chị bí xị vậy”.

Tóm lại, communication có hai chiều: Mình cần hiểu (những) người kia chính xác và sâu sắc, và mình cần làm cho (những) người kia hiểu mình chính xác và sâu sắc.

Chỉ có vậy, nhưng 80% các vấn đề trong mọi tổ chức là vấn đề communication.

Chúc các bạn một ngày truyền thông tốt.

Mến,

Hoành

© copyright 2012
Trần Đình Hoành